Comme chaque année, le printemps est la période d’arrêté et d’approbation des comptes annuels dans toutes les structures soumises à l’obligation d’établir des comptes dans les 6 mois de la clôture de l’exercice (pour rappel, cette obligation ne concerne que les associations obligées de nommer un Commissaire aux comptes).
Or, mesures de confinement obligent, les associations ne peuvent réunir leurs adhérents et se posent la question de savoir comment procéder pour respecter leurs obligations légales, ou tout simplement pour continuer à faire fonctionner leurs organes décisionnaires.
Le Gouvernement a pris plusieurs ordonnances hier en application de l’article 11 de la LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020, “afin de faire face aux conséquences, notamment de nature administrative ou juridictionnelle, de la propagation de l’épidémie de covid-19 et des mesures prises pour limiter cette propagation”.
En particulier, deux ordonnances ont été prises le 25 mars 2020, de façon à :
En résumé, l’ordonnance relative à l’adaptation des conditions de tenue des assemblées et organes dirigeants collégiaux permet en premier lieu aux associations (et autres entités de droit privé) de tenir leurs assemblées (convoquées par l’organe compétent) sans que leurs membres - et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel - n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.
L’application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à la date de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. En d’autres termes, les mesures de confinement doivent rendre impossible la tenue de l’assemblée générale.
Cette mesure qui emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances est sans effet sur les autres droits des membres (tels que, par exemple, le droit de voter, le droit de poser des questions écrites et le droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour quand c’est prévu par les statuts ou les textes applicables).
En clair : la mesure permet d’organiser une assemblée générale sans la présence physique des membres le temps du confinement, du moment que ceux-ci en sont avisés, et peuvent tout de même voter (vote par procuration, vote à distance via visio-conférence et téléconférence) selon des modalités qui leur sont expliquées par tous moyens permettant d’assurer leur information effective.
En plus de cette dérogation, afin de permettre et faciliter les réunions à huis clos et à distance, l’ordonnance prévoit également, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, et quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer :
- que “sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification”. Le texte précise que les moyens techniques mis en œuvre doivent au moins pouvoir transmettre la voix des participants et satisfaire à des “caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations”.
- que lorsque la loi le prévoit, les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres. Toutefois, la loi 1901 ne prévoit pas la consultation écrite de l’Assemblée générale et renvoie simplement aux statuts. Selon nous, en matière associative, il n’est pas possible de recourir à la consultation écrite d’une Assemblée générale (ou au vote par correspondance) si les statuts ne l’autorisent pas expressément.
Les mêmes dérogations sont applicables pour les organes de direction (conseil d’administration, bureau, etc.) qui peuvent en outre réaliser des consultations écrites même lorsque la loi ne le prévoit pas, mais “dans des conditions assurant la collégialité de la délibération” en particulier de délai. Ainsi, contrairement à la solution en matière d’Assemblée générale, les délibérations des conseils d’administration peuvent se tenir par consultation écrite même quand les statuts ne prévoient pas cette faculté ou l’interdisent.
Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.
Lorsque les convocations ont déjà été envoyées, mais que vous souhaitez tout de même appliquer tout ou partie de ces dérogations, il est possible d’en informer les membres de l’assemblée par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans avoir à renouveler les formalités de convocation.
Concernant l’approbation des comptes annuels, et leur publication, l’ordonnance consacrée prévoit que les “délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d’une personne morale ou d’une entité dépourvue de personnalité morale de droit privé pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, ou pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation, sont prorogés de trois mois”.
Les associations notamment, ont ainsi jusqu’au 30 septembre 2020 pour procéder à l’approbation de leurs comptes annuels.
Attention cette prorogation ne s’applique pas aux associations ayant désigné un commissaire aux comptes, lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.